Rénovation énergétique : comment voter vos travaux sous le confinement ?

La rénovation énergétique d’une copropriété est un projet important qui engage votre copropriété vers des logements réinventés et demande des investissements importants. Il nécessite donc pour être mené à bien un échange important au sein de la copropriété, en particulier lors des moments charnières que constituent les assemblées générales au sein desquelles se prennent les décisions effectives.

Mais depuis l’entrée en vigueur du confinement, il n’est plus possible aux copropriétaires de se réunir physiquement pour tenir des assemblées, et donc de s’informer et débattre du projet sur pièces. C’est pourquoi la plupart des copropriétés ont repoussé à plus tard leurs décisions pendant le premier confinement. Toutefois, comme les projets ne peuvent être indéfiniment suspendus et que le plan de relance annoncé par le Gouvernement et les subventions qui l’accompagnent auront une durée de vie limitée, la question se pose à tous ceux qui sont engagés dans une démarche de rénovation : comment voter des travaux sans se voir ?

On pourrait être tenté de tenir l’assemblée de manière dématérialisée en cherchant à reproduire les conditions d’une rencontre physique grâce aux outils de visio-conférence. C’est légalement possible, mais nous ne le recommandons pas. En pratique au-delà de quelques participants, la capacité à adapter en cours de séance les délibérations proposées, assurer le décomptage efficace des votes et respecter le formalisme contraignant de ces réunions devient très faible et menace la validité des décisions prises.

La solution ? Dissocier les deux fonctions d’une assemblée : il faut d’abord informer et permettre le débat (par vidéo), puis organiser un vote formel dénué d’ambiguïté (par correspondance).

Nous conseillons qu’un dossier de présentation des travaux et du choix des entreprises soit transmis aux copropriétaires par le conseil syndical, assisté du syndic et de la maîtrise d’œuvre. Le Conseil syndical doit donner son avis sur les votes importants dans une note.

Il est possible de demander au maître d’œuvre qui vous accompagne de réaliser une vidéo présentant la mission à voter (audit, études de conception ou travaux). S’il s’agit de missionner le maître d’œuvre dans le cadre d’une mise en concurrence, vous pouvez demander cette vidéo aux différentes entreprises retenues ou à la seule entreprise recommandée par le Conseil syndical.

Il est également possible de proposer une réunion en visio-conférence de présentation et d’échange peut être proposée aux copropriétaires, avec l’équipe de maîtrise d’œuvre. Sans valeur juridique particulière, elle vise essentiellement à permettre à chacun de comprendre le projet et à construire un consensus suffisant au sein de la copropriété. Notons d’ailleurs que la plupart des dispositifs de visio-conférence permettent d’enregistrer la séance, qui peut donc ensuite être mise en ligne pour ceux qui n’ont pas pu y assister, ce que nous recommandons naturellement.

L’ensemble de cette phase préliminaire est important et ne doit pas être sous-estimé. C’est à ce moment que se construit l’adhésion au projet de rénovation et que certaines réticences sont levées.

Ceci acquis, il faut enregistrer la décision collective. La manière la plus adaptée et la plus sécurisée d’y parvenir est pour nous d’organiser un vote par correspondance conformément à l’Ordonnance du 20 mai 2020.

D’un point de vue légal, il s’agit d’une assemblée générale sans réunion physique, décidée par le syndic. Les délais de convocation et les documents à joindre sont donc les mêmes que pour toute assemblée, mais un soin particulier doit être apporté à la rédaction des résolutions car elles ne pourront pas être complétées en séance comme c’est l’usage.

Le modèle de questionnaire de vote ne doit donc comporter aucun blanc et être relu en vérifiant que toute question posée peut bien faire l’objet d’une réponse simple par « oui » ou « non ». De même, si plusieurs devis d’entreprises sont proposés au vote il faut prévoir une résolution par devis. Autant que possible, on cherchera à structurer le document pour que les questions posées soient claires.

Dans le même esprit de clarté, nous ne recommandons pas d’adresser des formulaires de pouvoir pour cette assemblée très particulière. S’il reste légalement possible de donner pouvoir à un autre propriétaire pour voter par correspondance, cela n’a pas grand sens et risque surtout de déboucher sur des confusions entre les deux formulaires. Ils nous semblent devoir être réservés à des situations individuelles particulières comme une succession ou une vente d’appartement en cours.

Enfin, la date limite de réception des formulaires doit être très clairement indiquée : elle est de trois jours francs avant l’assemblée.

En suivant ces quelques conseils, il est possible de reprendre le cours des rénovations immobilisées par l’épidémie !

Si vous voulez en savoir plus, n’hésitez pas à consulter le webinaire que nous avons organisé à ce sujet ou la FAQ sur les éléments légaux à prendre en compte.

Documentation :

Quelles sont les possibilités de tenir une assemblée en période de confinement ?

Mettre au vote des travaux de rénovation énergétique